Intern reglement – Spellenclub Mechelen

Artikel 1 – Naam, zetel en duur

De vereniging draagt de naam Spellenclub Mechelen vzw en dient in alle officiële communicatie zo vermeld te worden.
De vereniging is opgericht op 5 maart 2018. Zij is aangegaan voor onbepaalde tijd.
De vereniging is gevestigd te Mechelen.

De vereniging is een spellenclub en heeft tot doel een ontmoetingsforum te creëren om spelers van gezelschapsspelen samen te brengen en activiteiten ter promotie van gezelschapsspelen te organiseren.
Op regelmatige basis worden activiteiten georganiseerd. De data en locaties worden op voorhand kenbaar gemaakt via de website en de Facebook-groepen.
Naast spelbijeenkomsten kan de vereniging nog verschillende andere activiteiten organiseren welke door het Bestuur moeten worden bekrachtigd, waaronder spellenweekends en conventies.
18xx Belgium in een afdeling van de vereniging die zich focust op het organiseren van internationale spellenconventies.

Het lidmaatschap van de vereniging staat open voor volwassenen en jongeren vanaf 14 jaar. Jonger is men ook gratis welkom, maar dient men vergezeld te zijn door een aangesloten volwassene.
Eenmalige deelname aan een spelbijeenkomst is gratis en vrijblijvend.
Recurrente deelname voor gewone leden vereist lidmaatschap van de vereniging.
- Het lidmaatschap is geldig tot 31 augustus volgend op de aansluiting of verlenging.
- Het lidmaatschap bedraagt € 20.
Lidmaatschap geeft gratis toegang tot de verschillende spelbijeenkomsten, mogelijkheid tot deelname aan tornooien van FBJS-BFVS onder de clubnaam en specifieke activiteiten van de vereniging, exclusief voor leden. De kost om effectief deel te nemen aan een tornooi of specifieke activiteit wordt door het lid zelf gedragen.
Leden die een actievere rol willen opnemen binnen de vereniging, kunnen dit elektronisch (bijvoorbeeld via e-mail) doorgeven aan het Bestuur, waarna deze een voorstel tot aanvaarding of weigering formuleert aan de Algemene Vergadering. De Algemene Vergadering beslist over de aanvaarding of weigering. Bij aanvaarding van de aanvraag zal men tot de vaste leden behoren en stemrecht hebben op de Algemene Vergadering. Er is geen bijkomende jaarlijkse bijdrage voor vaste leden.

Het Bestuur bestaat uit:
- Patrick Liekens, voorzitter
- David op De Beéck, ondervoorzitter en webmaster
- Luk Van Lokeren, secretaris
- Karl Stroobants, penningmeester
Bestuursleden blijven in functie voor een periode van vijf jaar.
Bestuursleden worden om de vijf jaar gekozen door de vaste leden van de vereniging.
De praktische modaliteiten van de verkiezingsprocedure voor de bestuursfuncties zijn als volgt:
- De stemming verloopt bij voorkeur open door handopsteken. Wanneer een van de leden expliciet een anonieme stemming vraagt, wordt overgegaan tot de procedure zoals beschreven in 4.4.
- Een stemronde gebeurt anoniem en door middel van stembriefjes. Voor elke vacante bestuursfunctie wordt een stembriefje opgemaakt met de namen van de kandidaten en aankruisvakjes ‘ja – nee – onthouding’.
- Indien er slechts 1 of 2 kandidaten zijn, verloopt de verkiezing in 1 ronde naar absolute meerderheid.
- Indien er meer dan 2 kandidaten zijn, verloopt de verkiezingen in 2 rondes. Enkel de twee kandidaten met de meeste stemmen worden toegelaten tot de tweede ronde. De verkiezing in de tweede ronde verloopt naar absolute meerderheid. Indien een kandidaat in de eerste ronde reeds een absolute meerderheid haalt, zal er geen tweede ronde georganiseerd worden.

Amusement en ontspanning gaan voor op winst.
Er wordt eerlijk gespeeld, wees sportief, volg de spelregels.
De vereniging verwelkomt ook leden die minder vertrouwd zijn met bordspellen. Aan alle leden wordt gevraagd hiermee rekening te houden, geduld te tonen en hen te begeleiden bij het spelen. De spelbegeleider of andere bestuursleden kunnen indien nodig bijspringen.
Een spel wordt uitgespeeld, er wordt niet opgegeven tenzij in samenspraak met alle spelers, ook al lijkt de uitkomst duidelijk.
De spellen worden voorzien uit de plaatselijk aanwezige demospellen of door de leden zelf.
Er wordt aan iedereen gevraagd om zorg te dragen voor het spelmateriaal.
De risico’s voor beschadiging van een spel uit eigen collectie is steeds voor de eigenaar van dit spel. De vereniging, noch haar bestuursleden dragen hier een verantwoordelijkheid in. Bij beschadiging wordt er van de leden verwacht dat ze onderling tot een akkoord komen.

De vereniging maakt gebruik van de gratis vrijwilligersverzekering via het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk ter verzekering van de burgerlijke aansprakelijkheid, rechtsbijstand en lichamelijke ongevallen van zijn vrijwilligers.
Vrijwilligers die zich ten dienste stellen van de vereniging doen dit steeds onbezoldigd en zonder onkostenvergoeding.

Wijzigingen aan dit Intern Reglement kunnen slechts door het Bestuur gebeuren.
Wijzigingen aan dit Intern Reglement moeten door een absolute meerderheid van de Algemene Vergadering bekrachtigd worden.

In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet of twijfel over laat, beslist het Bestuur.
In geval van discussie, beslist het Bestuur.
Bij het niet naleven van het Intern Reglement kan men, al dan niet met voorafgaande verwittiging, uitgesloten worden uit de vereniging zoals voorzien in de statuten.
Dit Intern Reglement is een aanvulling op, en is ondergeschikt aan, de oprichtingsakte en de statuten van de vereniging.

Goedgekeurd en bekrachtigd door de Algemene Vergadering – 17 december 2023